VFV-Ratgeber zur Organisation einer Oldtimerveranstaltung
Der Besuch einer Oldtimer-Veranstaltung – idealerweise mit dem eigenen Klassiker – gehört zu den Höhepunkten dieses faszinierenden Hobbys. Solche Events bieten die perfekte Gelegenheit, Gleichgesinnte zu treffen, Fahrzeuge zu präsentieren und neues Wissen zu sammeln.
Doch eine Oldtimer-Veranstaltung zu organisieren, erfordert eine sorgfältige Planung. In diesem Leitfaden geben wir Veranstaltern praktische Tipps zur Organisation einer gelungenen Oldtimer-Ausfahrt.
Arten von Oldtimer-Veranstaltungen
In der Regel handelt es sich bei solchen Events um touristische Veranstaltungen, bei denen historische Fahrzeuge der Öffentlichkeit präsentiert werden. Bevor die eigentliche Organisation beginnt, sollte der Charakter des Events festgelegt werden:
- Oldtimer-Schau: Fahrzeuge werden ausgestellt und dem Publikum präsentiert. Oft gibt es eine Prämierung in verschiedenen Kategorien.
- Touristische Ausfahrt: Die Teilnehmer fahren eine vom Veranstalter festgelegte, landschaftlich reizvolle Strecke ab. Geplante Stopps und Pausen sorgen für ein angenehmes Erlebnis.
- Ausfahrt mit Wertung: Ähnlich einer touristischen Ausfahrt, jedoch mit zusätzlichen Herausforderungen wie Gleichmäßigkeitsfahrten, Wissensfragen oder Geschicklichkeits-Parcours.
Wichtige Planungsschritte für eine erfolgreiche Oldtimer-Veranstaltung
Bevor es an die Detailplanung geht, solltet ihr euch überlegen, wer am Event teilnehmen soll. Der Teilnehmerkreis sollte so eingegrenzt werden, dass die Veranstaltung mit den verfügbaren Ressourcen – Helfer, Budget und Infrastruktur – gut umsetzbar ist. Berücksichtigt dabei unter anderem:
- Parkmöglichkeiten
- Bewirtung
- Toiletten
- Übernachtungsmöglichkeiten (falls erforderlich)
Falls eine Oldtimer-Ausfahrt (mit oder ohne Wertung) geplant ist, empfehlen wir eine gut ausgeschilderte Route. Bedenkt, dass bereits Gruppen ab drei Fahrzeugen als Kolonne oder Konvoi gelten und unter Umständen genehmigungspflichtig sind. Um mögliche Auflagen zu vermeiden, ist eine eindeutige Beschilderung der Strecke ratsam.
Für die Ausschilderung der Strecke haben sich die VFV – Ausschilderungssymbole etabliert, ein Schildersatz kann für Mitglieder beim VFV-Sekretariat angefordert werden.
Damit eine Oldtimer-Ausfahrt reibungslos verläuft, ist eine sorgfältige Planung unerlässlich. Besonders wichtig ist, dass jeder Abbiegevorgang mit einem Geradeaus-Symbol bestätigt wird, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer auf der richtigen Strecke bleiben.
Natürlich ist während der gesamten Veranstaltung die Einhaltung der Straßenverkehrsordnung verpflichtend. Zudem sollte zur Akzeptanz unseres Hobbys auf übermäßige Lärmentwicklung und unnötige Umweltbelastung verzichtet werden.
Wenn öffentliche Straßen und Plätze genutzt, die Strecke ausgeschildert oder in Kolonne bzw. Konvoi gefahren werden soll, sind eine rechtzeitige Planung und behördliche Genehmigungen erforderlich.
Notwendige Genehmigungen für eine Oldtimer-Veranstaltung
1. Erlaubnis nach § 29 StVO – Übermäßige Straßenbenutzung
Diese Genehmigung muss beim zuständigen Straßenverkehrsamt des Veranstaltungsortes beantragt werden.
Laut § 29 StVO gilt:
- Rennen mit Kraftfahrzeugen sind verboten.
- Veranstaltungen, bei denen Straßen mehr als verkehrsüblich genutzt werden, sind genehmigungspflichtig. Dies trifft zu, wenn die Anzahl, das Verhalten der Teilnehmer oder die Fahrweise der Fahrzeuge den normalen Verkehr beeinflussen.
Folgende Unterlagen müssen dem Antrag beiliegen:
✔ Name und Kontakt des Veranstalters
✔ Beschreibung des Veranstaltungsortes (Start & Ziel) mit Zeitplan und Ausschreibung
✔ Teilnehmerkreis und erwartete Teilnehmerzahl
✔ Angaben zur Öffentlichkeit der Veranstaltung (Zuschauer ja/nein)
✔ Detaillierte Streckenbeschreibung mit Hinweis auf die Beschilderung
✔ Nachweis einer Veranstalterhaftpflichtversicherung
✔ Haftungsausschluss für Stadt, Kreis und Land
2. Anmeldung als öffentliche Veranstaltung
In vielen Städten und Kreisen muss die Veranstaltung zusätzlich als öffentliches Event angemeldet werden. Dabei können auch zusätzliche Genehmigungen erforderlich sein, z. B.:
- Schankerlaubnis für den Ausschank von Speisen & Getränken
- Lautsprecher- und Beschallungserlaubnis
3. Veranstalterhaftpflichtversicherung
Eine Haftpflichtversicherung für die Veranstaltung ist zwingend notwendig! VFV-Mitglieder erhalten 20 % Ermäßigung bei der Agentur Jühe & Jühe: racing-policy.de.
💡 Tipp:
Stellt sicher, dass auch Helfer und ggf. Zuschauer in die Versicherung eingeschlossen sind.
Vor dem Start sollte jeder Teilnehmer eine Haftungsausschlusserklärung unterschreiben.
👉 Ein Musterbeispiel findet ihr hier
4. Ausnahmegenehmigung für nicht zugelassene Fahrzeuge
In der Regel dürfen an der Veranstaltung nur zugelassene Fahrzeuge teilnehmen. Falls nicht zugelassene Oldtimer mitfahren sollen, ist eine Ausnahmegenehmigung nach § 70 Abs. 1 StVZO erforderlich. Zusätzlich müssen eine sicherheitstechnische Abnahme und eine Tagesversicherung abgeschlossen werden.
5. Veranstaltungsförderung durch den VFV
Infos zur finanziellen Unterstützung durch den VFV findet ihr in den Richtlinien zur VFV Veranstaltungsförderung.
👉 Hier gibt es Infos zur Veranstaltungsförderung für Oldtimer-Veranstaltungen
6. Datenschutz bei Teilnehmerdaten
Da Veranstalter zunehmend digitale Teilnehmerlisten führen, ist das Thema Datenschutz relevant.
👉 Mehr dazu in den Datenschutzrichtlinien der Mainzer Zweirad Rallye.
7. Benötigt ihr eine Schanklizenz?
Werden Speisen und Getränke mit Gewinnerzielungsabsicht verkauft? Dann ist ggf. eine Schanklizenz beim Ordnungsamt notwendig. Mehr Infos dazu:
👉 Schanklizenz im Vereinsrecht
8. GEMA-Gebühren bei Musiknutzung
Falls bei der Veranstaltung Musik abgespielt wird, können GEMA-Gebühren anfallen. Mehr Infos:
👉 GEMA-Pflichten für Vereinsfeste
